Privacy

Privacyverklaring Utrechtse Life Sciences Vereniging Amino

Algemeen
De Utrechtse Life Sciences Vereniging Amino is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van haar leden zoals weergeven in de privacyverklaring. Wanneer een aanstaand lid van Amino bij inschrijving zijn gegevens deelt, gaat dit lid automatisch akkoord met deze privacyverklaring. Indien er wijzigingen worden aangebracht aan de privacyverklaring is U.L.S.V. Amino verplicht dit kenbaar te maken aan haar leden.

1. Overzicht verwerkte persoonsgegevens
U.L.S.V. Amino verwerkt persoonsgegevens van leden van de vereniging, donateurs, alumni, en websitebezoekers. De persoonsgegevens die U.L.S.V. Amino verwerkt en bewaart staan hieronder genoemd. Gegevens met een * zijn optioneel doorgegeven aan Amino en niet verplicht. De persoonsgegevens van leden, donateurs en alumni worden opgeslagen in het ledenbestand van U.L.S.V. Amino. Het bestuur van Amino heeft inzicht in deze gegevens.

1.1 Persoonsgegevens van leden
Met leden worden gewone leden, buitengewone leden, leden van verdiensten en ereleden bedoeld. Van deze leden bewaart en verwerkt U.L.S.V. Amino de volgende persoonsgegevens:

  • Naam (voorletters, tussenvoegsel, initialen en achternaam)
  • Roepnaam
  • Adresgegevens (straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats)
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Bankrekeningnummer
  • Studentnummer
  • Bachelorstudie
  • Start- en eindjaar bachelor*
  • Masterstudie*
  • Start- en eindjaar master*
  • Telefoonnummer
  • Eventuele functie binnen commissies, werkgroepen en/of bestuur
  • Begindatum lidmaatschap
  • Ledenfoto*

1.2 Persoonsgegevens van alumni
Alumni zijn oud-leden van U.L.S.V. Amino die aangegeven hebben in het alumnibestand te willen. Van alumni bewaart en verwerkt U.L.S.V. Amino de volgende persoonsgegevens:

  • Naam (voorletters, tussenvoegsel, initialen en achternaam)
  • Roepnaam
  • Adresgegevens (straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats)
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Bankrekeningnummer
  • Bachelorstudie
  • Start- en eindjaar bachelor*
  • Masterstudie*
  • Start- en eindjaar master*
  • Vervolg loopbaan*
  • Reden voor uitschrijven*
  • Telefoonnummer
  • Oud-functie binnen commissies, werkgroepen en/of bestuur
  • Begin- en einddatum lidmaatschap
  • Ledenfoto*

1.3 Persoonsgegevens van begunstigers
Van begunstigers bewaart en verwerkt U.L.S.V. Amino de volgende persoonsgegevens:

  • Naam (voorletters, tussenvoegsel, initialen en achternaam)
  • Roepnaam
  • Adresgegevens (straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats)
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Bankrekeningnummer
  • Telefoonnummer
  • Jaar van inschrijving als begunstiger

1.4 Persoonsgegevens van websitebezoekers
Van personen die de website bezoeken van U.L.S.V. Amino (www.ulsvamino.nl) bewaart en verwerkt U.L.S.V. Amino de volgende persoonsgegevens:

  • IP-adres (wordt geanonimiseerd opgeslagen)
  • Het tijdstip van opvraging tijdens een bezoek aan de website
  • Gegevens die uw browser meestuurt

2. Doeleinde verwerkte persoonsgegevens
U.L.S.V. Amino verwerkt uw gegevens voor de volgende redenen:

  • Het bijhouden van het ledenbestand
  • Het bijhouden van een alumnibestand
  • Financiële administratie
  • Controle van minderjarigen tijdens activiteiten waar alcohol wordt geschonken
  • Persoonlijk contact en communicatie met leden
  • Het versturen van nieuwsbrieven, (digitale) post of verscheidene (fysieke) kaartjes
  • Het uitgeven van een ledenpas

Daarnaast kan U.L.S.V. Amino uw persoonsgegevens gebruiken om een met u gesloten overeenkomst van een opdracht uit te voeren.

3. Incidenteel verzamelde persoonsgegevens
Naast de al eerder genoemde persoonsgegevens kan er door commissies, werkgroepen en het bestuur voor specifieke activiteiten om extra gegevens worden gevraagd, bijvoorbeeld dieetvoorkeuren. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt na expliciete toestemming en worden niet gedeeld of gebruikt voor een ander doeleinde dan dat doel waartoe de verleende toestemming strekt.

4. Incidenteel verzamelde persoonsgegevens
U.L.S.V. Amino bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld of vanwege wettelijke plicht. Dit komt overeen met de duur van het lidmaatschap bij U.L.S.V. Amino, met een eventuele aanvullende periode in het alumnibestand. Daarna worden uw gegevens niet langer dan een jaar bewaard indien er geen overeenkomst met u tot stand komt. Voor alleen betalings- en factuurgegevens geldt voor U.L.S.V. Amino een wettelijke verplichting om deze zeven jaar na uitschrijving nog te bewaren, alle overige gegevens vallen onder de bewaartijd zoals hiervoor genoemd.

5. Persoonsgegevens delen met derden
U.L.S.V. Amino verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben, als u daar expliciet toestemming voor heeft gegeven, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met de volgende derden delen wij persoonsgegevens van leden:

  • Conscribo, een softwarebedrijf waarvan administratie software gebruikt wordt door Amino voor het bijhouden van het ledenbestand en als boekhoudprogramma.
  • Google, nodig voor het verwerken van in- en uitschrijvingen bij zowel de vereniging als activiteiten.

6. Sociale media
U.L.S.V. Amino maakt gebruik van de sociale media platforms Facebook, Instagram, LinkedIn, en WhatsApp, met als doeleinde promotie van activiteiten en contact met de leden. Leden kiezen zelf om lid te worden van de groepen op de verschillende social media, en worden geacht te weten dat hun profiel met bijbehorende gegevens zichtbaar zijn voor de overige groepsleden.

7. Bijhouden websiteverkeer en cookies 
Op de website van U.L.S.V. Amino worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, terug te vinden in artikel 1.4 van deze privacyverklaring. Deze gegevens worden gebruikt voor websitebeheer en analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. U.L.S.V. Amino gebruikt deze informatie om de werking en veiligheid van de website te verbeteren en om misbruik te voorkomen. De gegevens worden zoveel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt. 

Op de website van U.L.S.V. Amino wordt er gebruik gemaakt van functionele cookies. Deze cookies worden gebruikt voor het goed functioneren van de website. Voor functionele cookies is het niet verplicht om toestemming te vragen. Om deze reden wordt er niet gevraagd om cookies te accepteren voordat de website geopend wordt.

8. Foto’s 

Tijdens activiteiten, aangelegenheden of bijeenkomsten waar U.L.S.V. Amino aanwezig is, kunnen foto’s gemaakt worden door de journalistiek commissie van Amino (de ImpresCie), het bestuur, of een ander aangewezen lid van de vereniging.

U.L.S.V. Amino is niet verantwoordelijk voor foto’s die door leden op persoonlijke titel worden gemaakt. Wel is de vereniging verantwoordelijk voor foto’s die door onze leden worden gemaakt met als doel deze op naam van Amino te publiceren. Onderstaande bepalingen hebben geen betrekking op foto’s die op persoonlijke titel door leden zijn gemaakt.

U.L.S.V. Amino biedt foto’s van afgelopen activiteiten expliciet voor leden aan via haar website of een andere afgeschermde locatie zoals de Instagram-pagina. U.L.S.V. Amino staat in haar recht dit te doen, omdat wij hiermee een dienst verlenen aan onze leden. Door de foto’s op de eigen website of afgeschermde andere locaties te houden blijven ze uit handen en zicht van derden. Foto’s die als ongepast kunnen worden beschouwd zullen niet geplaatst worden. 

Wanneer een lid wenst dat een bepaalde foto van het lid zelf verwijderd wordt, kan dit lid verzoeken deze foto te laten verwijderen. Dit kan gedaan worden door een mail te sturen naar bestuur@ulsvamino.nl. Aan dit verzoek zal zo spoedig mogelijk gehoor worden gegeven, met verwijdering van de foto tot gevolg. Indien gewenst en aangevraagd, zal de foto (of foto’s) in kwestie van alle opslagmiddelen van U.L.S.V. Amino worden verwijderd. 

Alle foto’s die het bestuur en de betrokken commissie (de ImpresCie) als waardig beschouwen, zullen op de externe harde schijf van de vereniging worden opgeslagen. De foto’s op de website zijn een selectie van het materiaal op de harde schijf. Alle foto’s die niet op de externe harde schijf geplaatst worden, en die dus niet als waardig worden beschouwd, worden verwijderd. Wanneer het gewenst is dat de foto’s op de externe harde schijf, die niet al op de website staan, voor een ander doeleinde worden gebruikt dan de website (bijvoorbeeld voor publicatie in de Almanak of het Transcript), dient er altijd toestemming gevraagd te worden aan de leden die op de foto te zien zijn.

Foto’s die minstens twee weken op een afgesloten platform (alleen toegankelijk voor alle leden van Amino) hebben gestaan, mogen hierna ook openbaar worden geplaatst. Bij openbare platforms kan gedacht worden aan het TranScript, de Almanak, de verenigingskamer, en openbare foto’s op de website. Dit met uitzondering van foto’s die, zoals hierboven staat omschreven, door een lid verzocht zijn verwijderd te worden.

9. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Verwijdering gebeurt onder voorwaarde dat de gegevens niet meer officieel bewaard hoeven worden volgens de wet. U heeft ook het recht om eerder gegeven toestemmingen te allen tijde weer in te trekken, evenals dat u het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar bestuur@ulsvamino.nl. Het bestuur zal zo spoedig mogelijk op uw verzoek reageren.

10. Beveiliging
U.L.S.V. Amino neemt de veiligheid van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. 

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, er aanwijzingen zijn van misbruik, of u meer informatie wenst over de beveiliging van de door ons verzamelde persoonsgegevens, neem contact op met ons via bestuur@ulsvamino.nl.

10. Contactgegevens

Postadres:Princetonplein 5, 3584 CC Utrecht
Bezoek- en vestigingsadres:Sorbonnelaan 4, 3584 CA Utrecht
Inschrijvingsnummer handelsregister KvK:71648623
Telefoon: 
E-mailadres:bestuur@ulsvamino.nl